Zenvoices koppelen | Helpcentrum

Wat je nodig hebt

De rol Admin of Member in je organisatie. Viewers hebben geen toegang tot Koppelen. Zie Wie mag koppelen?.
Tweestapsverificatie (2FA) op je APIboard-account.
Een vrije plek in je pakket: Proefperiode en Basis 3 koppelingen, Team 7, Pro 10 (plus eventueel een gekochte extra koppeling).
Een Zenvoices-account waarmee je gebruikers kunt aanmaken en rechten kunt geven.
De naam van je Zenvoices-omgeving: de naam die je bij het inloggen invult.

Zenvoices heeft geen API-sleutel en geen inlogvenster van een derde partij. Je koppelt met een gebruiker die je alleen voor APIboard aanmaakt.

De gebruiker aanmaken in Zenvoices

Ga in Zenvoices naar Beheer, Organisatie, Gebruikers en maak een nieuwe gebruiker aan die alleen voor APIboard is.
Geef die gebruiker bij Rechten het recht API en toegang tot de administraties die je wilt koppelen.
Zet tweestapsverificatie uit voor deze gebruiker. Met tweestapsverificatie aan kan APIboard niet inloggen.

Een gebruiker met alleen API-rechten kost bij Zenvoices niets. Je eigen account en dat van je collega’s houden hun tweestapsverificatie.

Verbinden

Ga in APIboard naar Koppelen > Koppelingen.
Zoek Zenvoices bij Beschikbare koppelingen (of typ de naam in het zoekveld) en klik op de kaart. Er opent een venster dat je stap voor stap begeleidt.
Vul de omgevingsnaam, de gebruikersnaam en het wachtwoord van de API-gebruiker in. Het wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen.
Kies de administratie die je wilt koppelen.
APIboard haalt direct de eerste gegevens op. Op Koppelen > Koppelingen staat de pil Bezig met ophalen… tot de eerste volledige ronde klaar is; daarna staat er Actief.

Eén koppeling is één administratie

Elke koppeling in APIboard is één Zenvoices-administratie. Heb je meer administraties onder dezelfde login, dan voeg je die toe via + Account toevoegen op de kaart van de koppeling. Je kiest een administratie van een login die al gekoppeld is, zonder opnieuw in te loggen, of je kiest Ander account koppelen om met een andere login in te loggen. Elke administratie telt mee als account in je pakket.

Let op: administraties die dezelfde login delen, hebben dezelfde inloggegevens. Wijzigt het wachtwoord van die gebruiker, of is de gebruiker niet meer geldig, dan gaan alle administraties van die login tegelijk op Fout bij de koppeling. Met Opnieuw verbinden zet je ze samen weer goed.

APIboard leest alleen. Er wordt nooit iets in Zenvoices gewijzigd, goedgekeurd of doorgestuurd.

Welke gegevens je krijgt

Onderwerp	Tabellen
Facturen	Facturen (inkoop en verkoop, status, goedkeuring, exportstatus, openstaand bedrag), Factuurregels
Goedkeuring	Goedkeuringsstappen (de huidige stand per stap)
Ontvangst	Inbox (ontvangen documenten met import- en exportstatus)
Beheer	Administraties

Codes en soorten komen ook als leesbare tekst mee (de kolommen met _label). Je vraagt de gegevens op via de API en ziet ze in de Datawerkbank.

Wat we niet ophalen

APIboard haalt stamgegevens, betalingen als aparte tabel, bijlagen en pdf’s, inkooporders en de goedkeuringshistorie per wijziging niet op. Bij goedkeuring zie je de huidige stand per stap, niet de volgorde van alle wijzigingen. APIboard leest alleen en schrijft nooit iets terug naar Zenvoices.

Studio-dashboard

Bij Zenvoices hoort het dashboard Debiteuren en crediteuren, met alleen de crediteurenkant: openstaand, vervallen, het aantal openstaande facturen en de lijst met openstaande facturen. Zenvoices verwerkt vooral inkoopfacturen, dus de debiteurenkant blijft verborgen.

Hoe vaak vernieuwd

APIboard haalt de gegevens op per administratie, op de momenten die bij je pakket horen: Basis 1x per week, Team 1x per dag, Pro 3x per dag. Zie Hoe vaak worden gegevens vernieuwd?.

Goed om te weten

Factuurdetails. Een deel van de factuurvelden, zoals het goedkeuringsschema en het niveau, haalt APIboard op uit het detail van de factuur. Die velden vullen daarom iets later dan de rest van de factuur.
Wijzigingen en verwijderingen. Een factuur of document dat in Zenvoices niet meer bestaat of naar een andere administratie is verplaatst, markeert APIboard als verwijderd bij de bron. Een document in de prullenbak van Zenvoices blijft staan tot Zenvoices het zelf definitief wist.
Opnieuw verbinden vervangt alleen je inloggegevens. De koppeling, alle opgehaalde gegevens en de syncstand blijven staan en de status gaat terug naar Actief. Je vindt Opnieuw verbinden in het zijpaneel dat opent als je op de kaart van de koppeling klikt.
Een koppeling verwijderen wist ook alle opgehaalde gegevens. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Problemen oplossen

Zenvoices: inloggen mislukt. De gegevens zijn niet juist of het wachtwoord van de API-gebruiker is gewijzigd. Controleer de omgevingsnaam en gebruikersnaam en gebruik Opnieuw verbinden met het huidige wachtwoord. Alle administraties van dezelfde login gaan tegelijk op verlopen en herstel je dus ook samen.
Zenvoices: tweestapsverificatie aan. Zet tweestapsverificatie uit voor de gebruiker die je alleen voor APIboard hebt aangemaakt en probeer opnieuw.
Zenvoices: geen API-rechten. Geef de gebruiker in Zenvoices het recht API en verbind opnieuw.
Zenvoices-administratie onbekend, koppel opnieuw. De administratie is in Zenvoices verwijderd of de gebruiker heeft er geen toegang meer toe. Geef de gebruiker weer toegang of koppel de juiste administratie opnieuw.
De pil Fout bij de koppeling. De inloggegevens kloppen niet meer. Gebruik Opnieuw verbinden.
Viewers kunnen geen koppelingen beheren. Je hebt de rol Viewer. Vraag een Admin van je organisatie om je de rol Member te geven, of om de koppeling te maken.
Je hebt je koppelingen-limiet bereikt voor je pakket. Kies Bekijk abonnementen om te upgraden, of koop een extra koppeling.
Een tabel is leeg. De administratie heeft er nog niets in staan, of de gebruiker heeft geen toegang tot die administratie.

Meer meldingen staan bij Veelvoorkomende koppelfouten.