Trengo koppelen | Helpcentrum

Wat je nodig hebt

De rol Admin of Member in je organisatie. Viewers hebben geen toegang tot Koppelen. Zie Wie mag koppelen?.
Tweestapsverificatie (2FA) op je APIboard-account.
Een vrije plek in je pakket: Proefperiode en Basis 3 koppelingen, Team 7, Pro 10 (plus eventueel een gekochte extra koppeling).
Een API-token van een Trengo-gebruiker met beheerdersrechten voor het hele account. Een token van een gewone medewerker, of van een beheerder die maar een deel van de kanalen ziet, weigert APIboard bij het koppelen.

Trengo heeft geen inlogvenster van een derde partij. Je koppelt met een API-token.

Het API-token maken

Log in op Trengo als beheerder.
Open Instellingen en daarna Integraties.
Kies Rest API en maak een nieuw token aan.
Kopieer het token. Maak het aan met een beheerdersaccount dat alle kanalen en tickets ziet.

Het token hoort bij de gebruiker die het aanmaakt. Wordt die gebruiker gedeactiveerd of geen beheerder meer, of trek je het token in, dan werkt het niet meer en gebruik je Opnieuw verbinden.

Verbinden

Ga in APIboard naar Koppelen > Koppelingen.
Zoek Trengo bij Beschikbare koppelingen (of typ de naam in het zoekveld) en klik op de kaart. Er opent een venster dat je stap voor stap begeleidt.
Vul het API-token in. Het token wordt versleuteld opgeslagen.
APIboard controleert of het token klopt en of het van een gebruiker met beheerdersrechten voor het hele account is. Pas daarna wordt de koppeling gemaakt.
APIboard haalt direct de eerste gegevens op. Op Koppelen > Koppelingen staat de pil Bezig met ophalen… tot de eerste volledige ronde klaar is; daarna staat er Actief.

Elke koppeling in APIboard is één Trengo-account. Heb je meer accounts, dan voeg je die toe via + Account toevoegen op de kaart van de koppeling, met het token van dat account. Elk account telt mee als account in je pakket.

APIboard leest alleen. Er wordt nooit iets in Trengo aangemaakt, gewijzigd of verwijderd.

Welke gegevens je krijgt

Onderwerp	Tabellen
Tickets	Tickets (status, kanaal, team, medewerker, labels, resultaten, tijdstippen van toewijzing en sluiting, eigen velden)
Berichten	Berichten (tekst, soort, afzender, bijlagen)
Klanten	Contacten, Profielen
Team	Gebruikers, Teams
Inbox	Kanalen, Labels, Ticketresultaten

Codes en soorten komen ook als leesbare tekst mee (de kolommen met _label). Eigen velden die je in Trengo aan tickets, contacten en profielen hebt toegevoegd, komen mee en zijn te gebruiken in de Datawerkbank, de API en AI-assistenten. Je vraagt de gegevens op via de API en ziet ze in de Datawerkbank.

Berichten

APIboard haalt de berichten van een ticket op als dat ticket is gewijzigd, en alleen voor de afgelopen 12 maanden. Daarbij gelden vaste regels:

Geciteerde mailtekst (de eerdere berichten onderaan een antwoord) wordt weggelaten.
Een bericht wordt na 4.000 tekens afgekapt. In de kolom tekst_afgekapt zie je welke berichten dat zijn.
Interne notities komen mee. Je herkent ze aan het soort bericht (NOTE).
Berichten van tickets die niet meer wijzigen, blijven bewaard zoals ze zijn.

Draai je een berekening in de Datawerkbank over alle berichttekst, dan kan het resultaat de grens van 250.000 rijen raken. Filter dan op een periode, bijvoorbeeld op de datum waarop het bericht is aangemaakt.

Wat we niet ophalen

Trengo geeft klanttevredenheid (CSAT) en bestede tijd niet via zijn API, dus die staan niet in APIboard. Trengo heeft ook geen prioriteit of SLA op tickets. Verder staan de sneltoetsen, automatiseringen, sjablonen, gespreksflows en kanaalinstellingen van Trengo niet in APIboard.

Studio-dashboards

Bij Trengo horen drie dashboards: Overzicht, Werkvoorraad (open tickets per team en medewerker, met de lijst van alle open tickets) en Team. Het Team-dashboard heeft de pagina’s Team en Werkbelasting: opgeloste tickets, eerste reactietijd, open werkvoorraad, oplostijd en verstuurde berichten per medewerker, en tickets per label.

Hoe vaak vernieuwd

APIboard haalt de gegevens op per account, op de momenten die bij je pakket horen: Basis 1x per week, Team 1x per dag, Pro 3x per dag. Zie Hoe vaak worden gegevens vernieuwd?.

De eerste vulling begint bij het begin van de periode die bij je pakket hoort: Proefperiode en Basis dit kalenderjaar, Team ook vorig jaar, Pro ook twee jaar terug. Tickets die nog open zijn of recent zijn gewijzigd komen altijd mee, ook als ze ouder zijn. Gebruikers, teams, kanalen, labels en ticketresultaten worden altijd volledig opgehaald. Wat al is opgehaald, verwijdert APIboard niet als je pakket kleiner wordt.

Goed om te weten

Limiet van Trengo. Trengo telt aanroepen per minuut. APIboard gebruikt maximaal de helft van je limiet en gaat bij een volle limiet in een volgende ronde verder. Je hoeft niets te doen.
De eerste vulling kan meerdere rondes duren. Bij een drukke inbox staan niet alle tickets en berichten na de eerste ronde klaar. De pil Bezig met ophalen… blijft staan tot alles binnen is.
Wijzigingen en verwijderingen. Een ticket dat je in Trengo wijzigt, wordt bijgewerkt. Een verwijderd ticket blijft in de tabel staan met een datum bij verwijderd en telt niet mee in de dashboards.
Tickets, onderwerpen en berichten zijn vrije tekst van je klanten en medewerkers. AI-assistenten behandelen ze als gegevens, niet als instructies.
Opnieuw verbinden vervangt alleen je API-token. De koppeling, alle opgehaalde gegevens en de syncstand blijven staan en de status gaat terug naar Actief. Je vindt Opnieuw verbinden in het zijpaneel dat opent als je op de kaart van de koppeling klikt.
Een koppeling verwijderen wist ook alle opgehaalde gegevens. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Problemen oplossen

Het API-token klopt niet. Het token is verkeerd gekopieerd, ingetrokken of hoort bij een ander account. Maak in Trengo onder Instellingen > Integraties > Rest API een nieuw token en vul dat in.
Dit token hoort bij een gebruiker zonder beheerdersrechten voor het hele account. Maak het token aan met een beheerdersaccount.
Trengo is tijdelijk niet bereikbaar. Probeer het later opnieuw. Het probleem zit bij Trengo. Probeer het over enkele minuten opnieuw.
Dit Trengo-account is al gekoppeld. Dit account staat al in je organisatie. Zoek de bestaande koppeling op Koppelen > Koppelingen, of gebruik daar Opnieuw verbinden als je het token wilt vervangen.
De pil Fout bij de koppeling. Het token is niet meer geldig, bijvoorbeeld omdat de beheerder is gedeactiveerd of het token is ingetrokken. Gebruik Opnieuw verbinden met een nieuw token.
Trengo-limiet bereikt of Trengo is druk. APIboard houdt zich aan de limiet en gaat in een volgende ronde verder. Een grote inbox kan daardoor een paar rondes nodig hebben voor de eerste volledige vulling.
Viewers kunnen geen koppelingen beheren. Je hebt de rol Viewer. Vraag een Admin van je organisatie om je de rol Member te geven, of om de koppeling te maken.
Je hebt je koppelingen-limiet bereikt voor je pakket. Kies Bekijk abonnementen om te upgraden, of koop een extra koppeling.
Een tabel is leeg. Bij Berichten komt dat doordat de tickets nog niet zijn gewijzigd of ouder zijn dan 12 maanden. Bij Ticketresultaten: je hebt in Trengo geen resultaten ingesteld. Bij andere tabellen: het account heeft er nog niets in staan.

Meer meldingen staan bij Veelvoorkomende koppelfouten.