WeFact koppelen | Helpcentrum

Wat je nodig hebt

De rol Admin of Member in je organisatie. Viewers hebben geen toegang tot Koppelen. Zie Wie mag koppelen?.
Tweestapsverificatie (2FA) op je APIboard-account.
Een vrije plek in je pakket: Proefperiode en Basis 3 koppelingen, Team 7, Pro 10 (plus eventueel een gekochte extra koppeling).
Een WeFact-account met toegang tot Instellingen > API.

Verbinden

Ga in APIboard naar Koppelen > Koppelingen.
Zoek WeFact bij Beschikbare koppelingen (of typ de naam in het zoekveld) en klik op de kaart. Er opent een venster dat je stap voor stap begeleidt.
Log in op je WeFact-account in een ander tabblad.
Ga naar Instellingen > API en kopieer je beveiligingscode.
Staat er een IP-whitelist aan op die pagina? Vul daar 0.0.0.0 in om alle IP-adressen toe te staan. APIboard heeft geen vast IP-adres om te whitelisten.
Plak de beveiligingscode in het veld API-sleutel in APIboard. Vul eventueel een Naam voor deze koppeling (optioneel) in.
Klik op Koppelen.
APIboard haalt direct de eerste gegevens op (Data wordt opgehaald…). Daarna zie je Verbonden met WeFact, met de dashboards die klaarstaan. Op Koppelen > Koppelingen staat de pil Bezig met ophalen… tot de eerste volledige ronde klaar is; daarna staat er Actief.

Account of administratie kiezen

Er is geen keuzescherm: één API-sleutel hoort bij één WeFact-administratie. Heb je meer administraties, koppel ze dan elk met hun eigen sleutel.

Welke gegevens je krijgt

Onderwerp	Tabellen
Verkoop	Facturen, Regels van facturen, Offertes, Regels van offertes, Abonnementen
Inkoop	Inkoopfacturen, Regels van inkoopfacturen
Bank	Banktransacties
Relaties	Klanten, Leveranciers, Klantgroepen, Leden van klantgroepen
Producten	Producten, Productgroepen, Leden van productgroepen

Je vraagt de gegevens op via de API en ziet ze in de Datawerkbank. Alle tabellen en velden staan in de API-documentatie van WeFact.

Hoe vaak vernieuwd

Stamgegevens worden incrementeel opgehaald op basis van het wijzigingsmoment in WeFact, met een kleine overlap. Facturen, inkoopfacturen en offertes worden in de eerste vulling vanaf de grens van je pakket opgehaald en daarna incrementeel. Banktransacties worden tot de grens van je pakket gelezen. Een veegpas herkent records die bij WeFact zijn verwijderd.

De eerste vulling van gegevens met een datum (zoals facturen, uren of mutaties) begint op 1 januari van het jaar dat bij je pakket hoort: Proefperiode en Basis dit kalenderjaar, Team ook vorig jaar, Pro ook twee jaar terug. Stamgegevens (zoals relaties of rekeningen) worden altijd volledig opgehaald. Wat al is opgehaald, verwijdert APIboard niet als je pakket kleiner wordt.

Hoe vaak dat gebeurt, hangt af van je pakket (Proefperiode, Basis, Team of Pro): zie Hoe vaak worden gegevens vernieuwd?.

Goed om te weten

WeFact beperkt het aantal aanroepen per IP-adres, gedeeld over alle APIboard-klanten. APIboard houdt zich daaraan en pauzeert zelf; bij een geblokkeerd IP-adres wacht APIboard 10 minuten. Duurt het langer, dan kan contact met WeFact-support nodig zijn.
Een fout bij WeFact wordt na drie keer achter elkaar gemeld; APIboard probeert het dan na 15 minuten opnieuw.
In Studio staat voor WeFact alleen het dashboard Debiteuren en crediteuren klaar; er is geen grootboek.
Opnieuw verbinden vervangt alleen je inloggegevens. De koppeling, alle opgehaalde gegevens en de syncstand blijven staan, de status gaat terug naar Actief en de volgende synchronisatie haalt alleen wijzigingen op. Het verbindscherm opent direct, zonder bevestigingsvraag. Je plakt een nieuwe sleutel. APIboard herkent bij deze koppeling niet of een sleutel bij een ander account hoort, dus gebruik een sleutel van hetzelfde account.
Je vindt Opnieuw verbinden (pijlicoon) in het zijpaneel dat opent als je op de kaart van de koppeling klikt.
Een koppeling of account verwijderen (Koppeling verwijderen of het verwijderpictogram bij een account) wist ook alle opgehaalde gegevens. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Problemen oplossen

Koppelen mislukt. Controleer je gegevens en probeer het opnieuw. Dit is de standaardmelding. Mogelijke oorzaken: de sleutel is onvolledig gekopieerd of ongeldig, of er staat een IP-whitelist aan bij WeFact. Vul bij Instellingen > API het adres 0.0.0.0 in om alle IP-adressen toe te staan en probeer het opnieuw.
Viewers kunnen geen koppelingen beheren. Je hebt de rol Viewer. Vraag een Admin van je organisatie om je de rol Member te geven, of om de koppeling te maken.
Dit account is al gekoppeld. Wat je probeert te koppelen, staat al in je organisatie. Zoek het op onder Koppelen > Koppelingen.
Je hebt je koppelingen-limiet bereikt voor je pakket. (of Je hebt je accounts-limiet bereikt voor je pakket.) Kies Bekijk abonnementen om te upgraden, of koop een extra koppeling of extra account.
De pil Fout bij de koppeling. Een synchronisatie is mislukt of de toegang is verlopen of ingetrokken. APIboard probeert het bij een tijdelijke fout later zelf opnieuw; bij een verlopen toegang gebruik je Opnieuw verbinden.