Asana koppelen | Helpcentrum

Wat je nodig hebt

De rol Admin of Member in je organisatie. Viewers hebben geen toegang tot Koppelen. Zie Wie mag koppelen?.
Tweestapsverificatie (2FA) op je APIboard-account.
Een vrije plek in je pakket: Proefperiode en Basis 3 koppelingen, Team 7, Pro 10 (plus eventueel een gekochte extra koppeling).
Een Asana-account dat toegang heeft tot alle projecten die je in APIboard wilt gebruiken. APIboard ziet wat jouw Asana-account ziet: projecten waar dat account geen toegang toe heeft, haalt APIboard niet op.
Je hoeft in Asana niets aan te maken of aan te zetten.

Verbinden

Ga in APIboard naar Koppelen > Koppelingen.
Zoek Asana bij Beschikbare koppelingen (of typ de naam in het zoekveld) en klik op de kaart. Er opent een venster dat je stap voor stap begeleidt.
Klik op Verbind met Asana. Je gaat naar de inlogpagina van Asana.
Log in met je Asana-account en klik op Toestaan. APIboard vraagt alleen leesrechten en schrijft nooit iets terug naar Asana.
Kies de werkruimte die je wilt koppelen, als je er meerdere hebt (zie hieronder).
APIboard haalt direct de eerste gegevens op. Op Koppelen > Koppelingen staat de pil Bezig met ophalen… tot de eerste volledige ronde klaar is; daarna staat er Actief.

Werkruimte kiezen

Heeft je login meerdere werkruimten of organisaties in Asana, dan kies je er een in Kies je werkruimte. Al gekoppelde werkruimten staan niet in de lijst.

Meer werkruimten koppelen? Open de kaart van de koppeling en klik op + Account toevoegen. Je kiest een werkruimte van een login die al gekoppeld is, zonder opnieuw in te loggen, of je kiest Ander account koppelen om met een andere login in te loggen. Elke werkruimte telt mee als account in je pakket.

Welk Asana-plan heb je nodig

De koppeling werkt met elk plan, maar niet alles is er op elk plan:

Tijdregistratie en doelen zijn alleen beschikbaar in betaalde Asana-plannen. Heeft je werkruimte ze niet, dan blijven de tabellen Tijdregistratie en Doelen leeg. De rest van de koppeling werkt gewoon door.
Teams en teamleden. Teamleden haalt APIboard alleen op als je werkruimte een organisatie is in Asana.
Portfolio’s haalt APIboard niet op.

Welke gegevens je krijgt

Onderwerp	Tabellen
Mensen en teams	Gebruikers, Teams (met teamleden)
Werk	Projecten, Secties, Taken (ook subtaken), Taakactiviteit, Tags, Eigen velden
Tijd en doelen	Tijdregistratie, Doelen

Per taak staat in welke projecten en secties ze hoort, welke tags ze heeft en op welke andere taken ze wacht. Codes komen ook als leesbare tekst mee (de kolommen met _label). De waarden van eigen velden staan per taak en per project in één veld, dat je in de Datawerkbank per veldpad kunt gebruiken. Je vraagt de gegevens op via de API en ziet ze in de Datawerkbank.

Studio heeft een uren-dashboard voor de geregistreerde tijd in Asana (Uren & projecten) en een domein Projecten met twee dashboards: Taken & team en Projecten & doelen. Eigen velden zitten niet in Studio, wel in de Datawerkbank, de API en AI.

Wat we niet ophalen

Taken die in geen enkel project staan, bijvoorbeeld alleen in iemands lijst Mijn taken.
Bijlagen, sjablonen, afwezigheid en urenstaat-goedkeuringen.
De status van projecten (zoals op schema of risico) en hun statusupdates, en de periode van doelen: Asana geeft een koppeling daar geen toegang toe.
Lege secties: een sectie staat in APIboard zodra er minstens één taak in zit.
Portfolio’s.

APIboard leest alleen: er wordt nooit iets in Asana gewijzigd.

Hoe vaak vernieuwd

APIboard haalt de gegevens op per werkruimte, op de momenten die bij je pakket horen: Basis 1x per week, Team 1x per dag, Pro 3x per dag. Zie Hoe vaak worden gegevens vernieuwd?.

Open taken haalt APIboard altijd op. Afgeronde taken en tijdregistratie beginnen op 1 januari van het jaar dat bij je pakket hoort: Proefperiode en Basis dit kalenderjaar, Team ook vorig jaar, Pro ook twee jaar terug. Wat al is opgehaald, verwijdert APIboard niet als je pakket kleiner wordt.

Asana begrenst het aantal aanroepen per minuut. APIboard blijft daaronder en gaat bij een grote werkruimte in een volgende ronde verder, dus de eerste vulling kan langer duren dan bij een kleine werkruimte.

Goed om te weten

Opmerkingen bij een taak komen binnen bij de volgende wijziging van de taak. Wordt een opmerking later bewerkt of verwijderd zonder dat de taak zelf verandert, dan ziet APIboard dat pas bij de eerstvolgende wijziging van die taak.
Taken zonder project worden niet opgehaald.
Een taak die uit zijn laatste project gaat en alleen nog in iemands Mijn taken staat, is niet meer zichtbaar voor APIboard en wordt als verwijderd bij de bron gemarkeerd.
Toegang verloren. Verlies je in Asana de toegang tot een project, dan is dat project voor APIboard niet meer zichtbaar, en de taken die alleen in dat project stonden ook niet.
Gearchiveerde projecten haalt APIboard wel op. Hun taken tellen in Studio niet mee als open of te laat.
Notities en opmerkingen zijn vrije tekst van je team. AI-assistenten behandelen ze als gegevens, niet als instructies.
Opnieuw verbinden vervangt alleen je toegang tot Asana. De koppeling, alle opgehaalde gegevens en de syncstand blijven staan en de status gaat terug naar Actief. Je vindt Opnieuw verbinden in het zijpaneel dat opent als je op de kaart van de koppeling klikt.
Een koppeling verwijderen wist ook alle opgehaalde gegevens. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Problemen oplossen

Je hebt geen toegang meer tot deze werkruimte in Asana. Je account maakt geen deel meer uit van de werkruimte. Vraag een beheerder in Asana om je weer toe te voegen, of koppel met een ander account.
De pil Fout bij de koppeling. De toegang tot Asana is ingetrokken of verlopen. Gebruik Opnieuw verbinden en log opnieuw in.
Asana reageert nu niet of is druk. APIboard houdt zich aan de limieten van Asana en gaat in een volgende ronde verder. Je hoeft niets te doen.
Een project of taak ontbreekt. Het Asana-account waarmee je koppelt heeft er geen toegang toe, of de taak staat in geen enkel project. Koppel met een account dat alle projecten ziet.
Viewers kunnen geen koppelingen beheren. Je hebt de rol Viewer. Vraag een Admin van je organisatie om je de rol Member te geven, of om de koppeling te maken.
Je hebt je koppelingen-limiet bereikt voor je pakket. Kies Bekijk abonnementen om te upgraden, of koop een extra koppeling.
Een tabel is leeg. Bij Tijdregistratie en Doelen kan dat komen doordat je Asana-plan ze niet bevat. Bij andere tabellen: de werkruimte heeft er (in de periode van je pakket) nog niets in staan.

Meer meldingen staan bij Veelvoorkomende koppelfouten.