HubSpot koppelen | Helpcentrum

Wat je nodig hebt

De rol Admin of Member in je organisatie. Viewers hebben geen toegang tot Koppelen. Zie Wie mag koppelen?.
Tweestapsverificatie (2FA) op je APIboard-account.
Een vrije plek in je pakket: Proefperiode en Basis 3 koppelingen, Team 7, Pro 10 (plus eventueel een gekochte extra koppeling).
Een HubSpot-account waarin je Super Admin bent of de rechten hebt om apps te installeren.

Verbinden

Ga in APIboard naar Koppelen > Koppelingen.
Zoek HubSpot bij Beschikbare koppelingen (of typ de naam in het zoekveld) en klik op de kaart. Er opent een venster dat je stap voor stap begeleidt.
Klik op Verbind met HubSpot. Je gaat naar HubSpot.
Log in en kies het HubSpot-account dat je wilt koppelen.
Geef APIboard toestemming. HubSpot toont daarbij twee soorten toegang, zie hieronder. APIboard leest alleen; het wijzigt nooit iets in HubSpot.
APIboard haalt direct de eerste gegevens op (Data wordt opgehaald…). Daarna zie je Verbonden met HubSpot. Op Koppelen > Koppelingen staat de pil Bezig met ophalen… tot de eerste volledige ronde klaar is; daarna staat er Actief.

Verplichte en optionele toegang

Het installatiescherm van HubSpot vraagt 8 toegangen die verplicht zijn en 43 die optioneel zijn.

Verplicht: het installeren van de app zelf, en lezen van contacten, bedrijven, deals, eigenaren en de veldinstellingen van contacten, bedrijven en deals. Zonder deze toegang kan APIboard niet koppelen.
Optioneel: lezen van onder meer tickets, producten, offertes, leads, doelen, feedback, facturen, betalingen, abonnementen, orders, eigen objecttypen, lijsten, formulieren, marketingcampagnes, gesprekken, sequences en gebruikers en teams. Geef je een optionele toegang niet, of heeft je HubSpot-pakket dat onderdeel niet, dan slaat APIboard die gegevens over. Die tabel staat dan als niet beschikbaar en niet als 0.

Een optionele toegang geven kan achteraf met Opnieuw verbinden; de volgende synchronisatie haalt het ontbrekende dan op.

Account of administratie kiezen

Er is geen keuzescherm: het HubSpot-account dat je in HubSpot kiest is de koppeling. De koppeling krijgt de naam van dat account, tenzij je zelf een naam invult. Heb je meer HubSpot-accounts, koppel ze dan elk apart.

Welke gegevens je krijgt

Onderwerp	Tabellen
CRM-kern	Contacten, Bedrijven, Deals, Eigenaren, Teams, Gebruikers
Verkoopproces	Pijplijnen, Pijplijnfases, Fasewissels (de fasehistorie van deals)
Verbanden	Associaties (welk contact bij welk bedrijf of welke deal hoort)
Eigen velden	Velddefinities, en de waarden van je eigen velden per record
Activiteiten	Activiteiten: gesprekken (calls), e-mails, vergaderingen, notities, taken, communicatie en post, in één tabel met een soort-kolom
Commercie	Facturen, Betalingen, Abonnementen, Orders, Winkelwagens, Toeslagen (kortingen, kosten en belastingen)
Eigen objecten	Eigen objecttypen en Eigen objecten, plus Overige objecten (zoals afspraken, cursussen en diensten)
Marketing	Marketing-e-mails, Campagnes en Campagne-onderdelen, Formulieren en Formulierinzendingen, Lijsten en Lijstleden, Marketing-evenementen en Evenementdeelnames
Service en sales	Inboxen, Gesprekken en Gespreksberichten (conversations), Sequences
Met bijbehorende optionele toegang	Tickets, Producten, Dealregels, Offertes, Leads, Doelen, Feedback
Account	Account

Teksten van activiteiten zijn platte tekst: de HTML is eruit gehaald. Een tekst is maximaal 10.000 tekens; is hij langer, dan wordt hij ingekort en staat tekst_ingekort aan. Van lijsten krijg je de leden alleen bij handmatige lijsten en momentopnamelijsten.

Je vraagt de gegevens op via de API en ziet ze in de Datawerkbank. Alle tabellen en velden staan in de API-documentatie van HubSpot.

Na het koppelen krijg je ook drie Studio-dashboards: Pijplijn, Gewonnen en verloren, en Activiteiten en relaties.

Eigen velden

Eigen velden zijn de velden die je zelf in HubSpot hebt aangemaakt, zoals branche, leadbron of regio. Per record staan ze in de kolom eigen_velden.

API: eigen_velden komt als object terug, met per veld de waarde en bij keuzelijsten ook het label. Je filtert op één veld, met label of code: ?eigen_velden:branche=Bouw.
AI-koppeling: de AI kan eigen velden selecteren, filteren, groeperen en optellen met eigen_velden:<naam>. describe_table toont welke eigen velden een tabel heeft.
Datawerkbank: in de kolomkiezer staan ze onder Eigen velden, en je kunt ze ook in stappen gebruiken (filteren, sorteren, groeperen).

Goed om te weten:

Een nieuw eigen veld verschijnt pas nadat APIboard de velddefinities heeft ververst, dat gebeurt eens per dag.
Bij een keuzelijst zoek je op het label of de code. In de eigen tabellen van de Datawerkbank werkt de filterstap alleen op het label.
Hernoemt iemand een keuzeoptie in HubSpot, dan verschijnt het nieuwe label pas als het record wijzigt.
Bij meerkeuzevelden zoek je op de hele opgeslagen waarde; “A” vindt dan ook “AB”.
De filters “niet gelijk aan” en “niet in” nemen in de Datawerkbank ook rijen mee waar het veld ontbreekt. In de API en de AI-koppeling vallen die rijen weg.
Deals hebben in de API en de AI-koppeling geen relatie naar bedrijven. “Omzet per branche” werkt daarom met een eigen veld op de deal.
Veldnamen met andere tekens dan kleine letters, cijfers en een underscore zijn niet bereikbaar.

Hoe vaak vernieuwd

Elke ronde haalt APIboard alleen op wat is gewijzigd. Eens per dag worden daarnaast de velddefinities, sequences, campagne-onderdelen en mailstatistieken ververst. Lijstleden worden alleen opnieuw opgehaald als de lijst is gewijzigd, plus eens per week.

Direct na het koppelen start de eerste vulling. Daarna vernieuwt APIboard volgens je pakket: Basis 1 keer per week, Team 1 keer per dag, Pro 3 keer per dag. Zie Hoe vaak worden gegevens vernieuwd?.

Bij een groot HubSpot-account kan de eerste vulling enkele uren duren. Wat al binnen is, zie je direct.

De eerste vulling van gegevens met een datum begint op 1 januari van het jaar dat bij je pakket hoort: Proefperiode en Basis dit kalenderjaar, Team ook vorig jaar, Pro ook twee jaar terug. Stamgegevens worden altijd volledig opgehaald. Wat al is opgehaald, verwijdert APIboard niet als je pakket kleiner wordt.

Loskoppelen

Verwijder je de koppeling (Koppeling verwijderen), dan verwijdert APIboard ook de app uit je HubSpot-account. Staat hetzelfde HubSpot-account nog aan een andere koppeling, dan blijft de app in HubSpot staan, omdat die installatie dan nog in gebruik is. Verwijderen wist ook alle opgehaalde gegevens in APIboard. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Goed om te weten

Gevoelige velden in HubSpot haalt APIboard niet op.
Tickets, producten, dealregels, offertes, leads, doelen, feedback, facturen, betalingen, abonnementen, orders, winkelwagens, lijsten, formulieren, marketingmails, campagnes, gesprekken en sequences krijg je alleen als je HubSpot-pakket daar een onderdeel voor heeft en je de bijbehorende toegang hebt gegeven.
Een record dat in HubSpot is verwijderd en teruggezet, is pas na de eerstvolgende telcontrole weer zichtbaar in APIboard. APIboard controleert elke ronde of het aantal records nog klopt.
Bedrijf-naar-bedrijf-verbanden staan als twee gerichte rijen: één per richting.
Niet beschikbaar vanuit HubSpot zelf: prognoses, prijsboeken en contracten (HubSpot biedt hiervoor geen leesrecht via de API), gevoelige eigenschappen, en partner-objecten buiten partnerportals.
Advertentie-onderdelen van campagnes krijg je alleen met HubSpot Ads. Campagne-onderdelen vragen daarnaast in HubSpot een gebruikersrecht op campagnes.
Opnieuw verbinden vervangt alleen je inloggegevens. De koppeling, alle opgehaalde gegevens en de syncstand blijven staan en de status gaat terug naar Actief. Kies je in HubSpot een ander account, dan weigert APIboard dat met de melding “Dit is een ander account dan de koppeling die je opnieuw verbindt. Log in met hetzelfde account.” Dan is het een nieuwe koppeling.
Je vindt Opnieuw verbinden (pijlicoon) in het zijpaneel dat opent als je op de kaart van de koppeling klikt.

Problemen oplossen

HubSpot gaf geen autorisatiecode terug. Probeer het opnieuw. Het inlogvenster van HubSpot is zonder toestemming gesloten. Start de koppeling opnieuw en geef APIboard toestemming.
HubSpot accepteerde de koppeling niet. Probeer het opnieuw. HubSpot weigerde de toegang. Start de koppeling opnieuw in dezelfde browser; blijft het gebeuren, maak dan een supportticket aan.
HubSpot is nu niet bereikbaar. Probeer het later opnieuw. HubSpot is druk of tijdelijk niet bereikbaar. Wacht even en probeer het opnieuw.
Dit HubSpot-account is al gekoppeld. Dit account staat al in je organisatie. Zoek het op onder Koppelen > Koppelingen.
APIboard kan de contacten en velden van dit HubSpot-account niet lezen. Controleer of je rechten hebt om apps te installeren en probeer het opnieuw. Je hebt in HubSpot een verplichte toegang geweigerd, of je gebruiker mag geen apps installeren. Log in als Super Admin en geef alle verplichte toegang.
Viewers kunnen geen koppelingen beheren. Je hebt de rol Viewer. Vraag een Admin van je organisatie om je de rol Member te geven, of om de koppeling te maken.
Je hebt je koppelingen-limiet bereikt voor je pakket. (of Je hebt je accounts-limiet bereikt voor je pakket.) Kies Bekijk abonnementen om te upgraden, of koop een extra koppeling of extra account.
Een tabel staat als niet beschikbaar, scope niet verleend. Een HubSpot-beheerder kan per app machtigingen uitzetten. Open in HubSpot de verbonden app APIboard, ga naar Beheerdersinstellingen en zet de machtigingen aan. Zijn er nieuwe machtigingen bij gekomen, dan neemt HubSpot die niet over bij een bestaande installatie. Verwijder dan de app in HubSpot (Verbonden apps, Acties, Verwijderen) en verbind daarna in APIboard opnieuw.
De pil Fout bij de koppeling. Een synchronisatie is mislukt of de toegang is verlopen of ingetrokken. APIboard probeert het bij een tijdelijke fout later zelf opnieuw; bij een verlopen toegang gebruik je Opnieuw verbinden.