Exact Online Bouw koppelen | Helpcentrum

Wat je nodig hebt

De rol Admin of Member in je organisatie. Viewers hebben geen toegang tot Koppelen. Zie Wie mag koppelen?.
Tweestapsverificatie (2FA) op je APIboard-account.
Een vrije plek in je pakket: Proefperiode en Basis 3 koppelingen, Team 7, Pro 10 (plus eventueel een gekochte extra koppeling).
Een Exact Online Bouw-omgeving (Bouw7) waarin je een API-sleutel kunt aanmaken, via Mijn account > API-toegang (start.bouw7.nl/my-account/api-access).

Verbinden

Ga in APIboard naar Koppelen > Koppelingen.
Zoek Exact Online Bouw bij Beschikbare koppelingen (of typ de naam in het zoekveld) en klik op de kaart. Er opent een venster dat je stap voor stap begeleidt.
Open Exact Online Bouw in een ander tabblad en ga naar Mijn account en dan API-toegang: start.bouw7.nl/my-account/api-access.
Maak een nieuwe API-sleutel aan en kopieer die.
Plak de sleutel in het veld API-sleutel in APIboard. Vul eventueel een naam voor de koppeling in.
Klik op Koppelen.
APIboard haalt direct de eerste gegevens op (Data wordt opgehaald…). Daarna zie je Verbonden met Exact Online Bouw, met de dashboards die klaarstaan. Op Koppelen > Koppelingen staat de pil Bezig met ophalen… tot de eerste volledige ronde klaar is; daarna staat er Actief.

Wat de sleutel ziet

Een API-sleutel ziet precies wat de gebruiker ziet die hem heeft aangemaakt. Heeft die gebruiker geen rechten op een onderdeel, of zit dat onderdeel niet in jullie Bouw7-abonnement (bijvoorbeeld kilometerregistratie), dan zijn de bijbehorende tabellen in APIboard leeg of niet beschikbaar. Dat is geen fout van de koppeling. Wil je meer gegevens zien, maak dan een sleutel aan als gebruiker met meer rechten en gebruik Opnieuw verbinden.

APIboard leest alleen. Er wordt nooit iets in je Exact Online Bouw-omgeving gewijzigd.

Account of administratie kiezen

Er is geen keuzescherm: één API-sleutel hoort bij één organisatie. Heb je meer organisaties, koppel ze dan elk met een eigen sleutel (binnen de koppelingenlimiet van je pakket). Dezelfde organisatie kun je niet twee keer koppelen. Filialen en administraties binnen je organisatie komen samen in dezelfde tabellen, met een kolom die het filiaal of de administratie aanduidt.

Welke gegevens je krijgt

Onderwerp	Tabellen
Relaties	Relaties, Contactpersonen
Projecten	Projecten, Projectstatussen, Projectcategorieën, Termijnen, Termijnstaten
Uren	Uren, Uren extern, Uursoorten, Kilometers, Verlof
Verkoop	Offertes, Offerteregels, Offertestatuslog
Facturen	Facturen, Factuurregels
Inkoop	Inkoopfacturen, Inkoopfactuurregels, Inkooporders, Onderaanneming, Contracttermijnen, Contractregels, Leverbonnen
Materiaal	Artikelen, Boekingen (materiaal, materieel en afval)
Organisatie	Medewerkers, Afdelingen, Filialen, Administraties, Kostenplaatsen, Btw-tarieven
Eigen velden	Definities van je eigen velden

Statussen en soorten komen ook als leesbare tekst mee (de kolommen met _label). Je eigen velden staan, waar Exact Online Bouw ze meegeeft, in één kolom Eigen velden, met waarde en label per veld. Je vraagt de gegevens op via de API en ziet ze in de Datawerkbank. Alle tabellen en velden staan in de API-documentatie van Exact Online Bouw.

Hoe vaak vernieuwd

Gegevens worden elke ronde bijgewerkt op basis van wat er gewijzigd is. Facturen, offertes en inkoopfacturen worden daarbij ook op regelniveau bijgewerkt. Eén keer per ronde telt APIboard per periode na of het aantal rijen nog overeenkomt met Exact Online Bouw, en vult het aan als dat niet zo is. Een correctie op een oud uur of een oude factuur komt zo ook binnen.

De eerste vulling van gegevens met een datum (zoals uren en facturen) begint op 1 januari van het jaar dat bij je pakket hoort: Proefperiode en Basis dit kalenderjaar, Team ook vorig jaar, Pro ook twee jaar terug. Wat al is opgehaald, verwijdert APIboard niet als je pakket kleiner wordt.

Hoe vaak dat gebeurt, hangt af van je pakket (Proefperiode, Basis, Team of Pro): zie Hoe vaak worden gegevens vernieuwd?.

Wat we niet ophalen

Goedkeuringsworkflows, bestanden en pdf’s, UBL/Peppol, teksttemplates en de kalender.
Voortgangsstaten, afrekendocumenten en vastgoedobjecten.
Uurprijzen per medewerker, feestdagen, materiaalgroepen en eenheden als eigen tabel, en de financiële gegevens per administratie van een relatie.
Een grootboek: Exact Online Bouw heeft er geen, dat staat in Exact Online zelf.
Wijzigingen terugschrijven: APIboard leest alleen.

Goed om te weten

Verwijderde rijen. Exact Online Bouw geeft alleen bij projecten een signaal als iets is verwijderd. Bij alle andere gegevens herkent APIboard dat door per ronde de aantallen te vergelijken met wat er bij de bron staat, en markeert zulke rijen als verwijderd bij de bron. Dat gebeurt binnen de periode die bij je pakket hoort; een oudere verwijdering zie je niet.
Offertestatus. Of een offerte is gewonnen of verloren, bepaalt APIboard op de naam van de status in Exact Online Bouw. Gebruik je eigen statusnamen, dan kan een status als open worden gelezen terwijl je hem anders bedoelt.
Administraties en kostenplaatsen. Die komen uit de Exact Online-koppeling van Bouw7. Is die niet ingericht, dan zijn deze twee tabellen leeg.
Eigen velden. Welke velden er zijn, haalt APIboard uit je omgeving. Een nieuw eigen veld verschijnt na de eerstvolgende ronde.
APIboard laat tijd tussen de aanroepen en verdeelt een grote eerste vulling over meerdere runs.
Opnieuw verbinden vervangt alleen je inloggegevens. De koppeling, alle opgehaalde gegevens en de syncstand blijven staan, de status gaat terug naar Actief en de volgende synchronisatie haalt alleen wijzigingen op. Gebruik een sleutel van dezelfde organisatie. Je vindt Opnieuw verbinden (pijlicoon) in het zijpaneel dat opent als je op de kaart van de koppeling klikt.
Een koppeling verwijderen (Koppeling verwijderen) wist ook alle opgehaalde gegevens. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Problemen oplossen

Deze API-sleutel klopt niet of is ingetrokken. Controleer of je de sleutel helemaal hebt gekopieerd, zonder spaties, en of hij in Exact Online Bouw nog bestaat. Maak zo nodig een nieuwe aan onder Mijn account > API-toegang.
Exact Online Bouw is tijdelijk niet bereikbaar. Probeer het later opnieuw.
Viewers kunnen geen koppelingen beheren. Je hebt de rol Viewer. Vraag een Admin van je organisatie om je de rol Member te geven, of om de koppeling te maken.
Dit account is al gekoppeld. Wat je probeert te koppelen, staat al in je organisatie. Zoek het op onder Koppelen > Koppelingen.
Je hebt je koppelingen-limiet bereikt voor je pakket. Kies Bekijk abonnementen om te upgraden, of koop een extra koppeling.
De pil Fout bij de koppeling. Een synchronisatie is mislukt of de sleutel is ingetrokken. APIboard probeert het bij een tijdelijke fout later zelf opnieuw; bij een ingetrokken sleutel gebruik je Opnieuw verbinden.
Een tabel is leeg of niet beschikbaar. Controleer of het onderdeel in je Bouw7-abonnement zit en of de gebruiker bij de sleutel dat onderdeel mag zien.