e-Boekhouden koppelen | Helpcentrum

Wat je nodig hebt

De rol Admin of Member in je organisatie. Viewers hebben geen toegang tot Koppelen. Zie Wie mag koppelen?.
Tweestapsverificatie (2FA) op je APIboard-account.
Een vrije plek in je pakket: Proefperiode en Basis 3 koppelingen, Team 7, Pro 10 (plus eventueel een gekochte extra koppeling).
Een e-Boekhouden-account waarin je een API-token kunt aanmaken.

Verbinden

Ga in APIboard naar Koppelen > Koppelingen.
Zoek e-Boekhouden bij Beschikbare koppelingen (of typ de naam in het zoekveld) en klik op de kaart. Er opent een venster dat je stap voor stap begeleidt.
Log in op je e-Boekhouden-account in een ander tabblad.
Ga naar Beheer > Koppelingen (onder Inrichting).
Open de sectie API, klik op e-Boekhouden API en dan op Toevoegen.
Kopieer het getoonde API-token direct; het wordt daarna niet nogmaals getoond.
Plak het token in het veld API-token in APIboard. Vul eventueel een Naam voor deze koppeling (optioneel) in.
Klik op Koppelen.
APIboard haalt direct de eerste gegevens op (Data wordt opgehaald…). Daarna zie je Verbonden met e-Boekhouden, met de dashboards die klaarstaan. Op Koppelen > Koppelingen staat de pil Bezig met ophalen… tot de eerste volledige ronde klaar is; daarna staat er Actief.

Account of administratie kiezen

Er is geen keuzescherm: één API-token hoort bij één vaste administratie. Heb je meer administraties, doorloop dan de koppeling opnieuw met het token van die administratie. Dezelfde administratie kun je niet twee keer koppelen. Bij een token van een accountant met meerdere administraties bepaalt APIboard geen naam; de koppeling krijgt dan je eigen naam of “Hoofdaccount”.

Welke gegevens je krijgt

Onderwerp	Tabellen
Facturen en mutaties	Facturen, Regels van facturen, Mutaties, Regels van mutaties, Btw van mutaties
Saldi en openstaande posten	Openstaande posten, Grootboeksaldi per maand
Stamgegevens	Relaties, Grootboekrekeningen, Kostenplaatsen, Producten, Productgroepen, Eenheden

Je vraagt de gegevens op via de API en ziet ze in de Datawerkbank. Alle tabellen en velden staan in de API-documentatie van e-Boekhouden.

Hoe vaak vernieuwd

e-Boekhouden geeft niet aan wat er is gewijzigd. APIboard haalt daarom elke ronde de stamgegevens volledig op en scant het tijdvak van je pakket opnieuw voor facturen en mutaties. De details van facturen en mutaties worden alleen opnieuw opgehaald bij een wijziging of als ze ouder dan 7 dagen zijn. Openstaande posten (debiteuren en crediteuren) geven de huidige stand. De grootboeksaldi per maand komen uit de standen van het grootboek. Verwijderde records worden herkend en als verwijderd gemarkeerd.

De eerste vulling van gegevens met een datum (zoals facturen, uren of mutaties) begint op 1 januari van het jaar dat bij je pakket hoort: Proefperiode en Basis dit kalenderjaar, Team ook vorig jaar, Pro ook twee jaar terug. Stamgegevens (zoals relaties of rekeningen) worden altijd volledig opgehaald. Wat al is opgehaald, verwijdert APIboard niet als je pakket kleiner wordt.

Hoe vaak dat gebeurt, hangt af van je pakket (Proefperiode, Basis, Team of Pro): zie Hoe vaak worden gegevens vernieuwd?.

Goed om te weten

APIboard maakt per synchronisatie een sessie aan met je token en sluit die weer af.
Het token wordt versleuteld bewaard.
Opnieuw verbinden vervangt alleen je inloggegevens. De koppeling, alle opgehaalde gegevens en de syncstand blijven staan, de status gaat terug naar Actief en de volgende synchronisatie haalt alleen wijzigingen op. Het verbindscherm opent direct, zonder bevestigingsvraag. Je plakt een nieuw token. Log je in met een ander account, dan weigert APIboard dat met de melding “Dit is een ander account dan de koppeling die je opnieuw verbindt. Log in met hetzelfde account.” Dan is het een nieuwe koppeling.
Je vindt Opnieuw verbinden (pijlicoon) in het zijpaneel dat opent als je op de kaart van de koppeling klikt.
Een koppeling of account verwijderen (Koppeling verwijderen of het verwijderpictogram bij een account) wist ook alle opgehaalde gegevens. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Problemen oplossen

Koppelen mislukt. Controleer je gegevens en probeer het opnieuw. Dit is de standaardmelding. Controleer of je het hele token hebt gekopieerd, zonder spaties, en of het token in e-Boekhouden nog bestaat. Een token wordt maar één keer getoond; maak zo nodig een nieuw token aan.
Viewers kunnen geen koppelingen beheren. Je hebt de rol Viewer. Vraag een Admin van je organisatie om je de rol Member te geven, of om de koppeling te maken.
Dit account is al gekoppeld. Wat je probeert te koppelen, staat al in je organisatie. Zoek het op onder Koppelen > Koppelingen.
Je hebt je koppelingen-limiet bereikt voor je pakket. (of Je hebt je accounts-limiet bereikt voor je pakket.) Kies Bekijk abonnementen om te upgraden, of koop een extra koppeling of extra account.
De pil Fout bij de koppeling. Een synchronisatie is mislukt of de toegang is verlopen of ingetrokken. APIboard probeert het bij een tijdelijke fout later zelf opnieuw; bij een verlopen toegang gebruik je Opnieuw verbinden.