Calendly koppelen | Helpcentrum

Wat je nodig hebt

De rol Admin of Member in je organisatie. Viewers hebben geen toegang tot Koppelen. Zie Wie mag koppelen?.
Tweestapsverificatie (2FA) op je APIboard-account.
Een vrije plek in je pakket: Proefperiode en Basis 3 koppelingen, Team 7, Pro 10 (plus eventueel een gekochte extra koppeling).
Een Calendly-account dat Owner of Admin is van de Calendly-organisatie. Een gewoon lid ziet via Calendly alleen de eigen afspraken. Dat weigert APIboard bij het koppelen, zodat je niet stilletjes maar een deel van het team ziet.
Je hoeft in Calendly niets aan te maken of aan te zetten.

Verbinden

Ga in APIboard naar Koppelen > Koppelingen.
Zoek Calendly bij Beschikbare koppelingen (of typ de naam in het zoekveld) en klik op de kaart. Er opent een venster dat je stap voor stap begeleidt.
Klik op Verbind met Calendly. Je gaat naar de inlogpagina van Calendly.
Log in met je Calendly-account en klik op Toestaan. APIboard vraagt alleen leesrechten en schrijft nooit iets terug naar Calendly.
APIboard controleert je rol en haalt direct de eerste gegevens op. Op Koppelen > Koppelingen staat de pil Bezig met ophalen… tot de eerste volledige ronde klaar is; daarna staat er Actief.

Elke koppeling in APIboard is één Calendly-organisatie. Een Calendly-gebruiker hoort bij precies één organisatie, dus er is geen keuzescherm. Elke organisatie telt mee als account in je pakket.

APIboard leest alleen. Er wordt nooit iets in Calendly geboekt, verzet, geannuleerd of aangepast.

Welke gegevens je krijgt

Onderwerp	Tabellen
Afspraken	Afspraken (status, start en eind, duur, host, locatiesoort, aantal deelnemers, annulering)
Deelnemers	Deelnemers (status, annulering, herplanning, no-show, boekingsbron met UTM-gegevens, betaling), Antwoorden op boekingsvragen
Aanbod	Afspraaktypes
Team	Medewerkers (rol en tijdzone), Beschikbaarheid (weekplanning)
Formulieren	Routingformulieren, Formulierinzendingen

Codes en soorten komen ook als leesbare tekst mee (de kolommen met _label). Je vraagt de gegevens op via de API en ziet ze in de Datawerkbank.

Routing forms

Routing forms bestaan in Calendly vanaf het Teams-abonnement. Heeft je organisatie een lager abonnement, dan zijn de tabellen Routingformulieren en Formulierinzendingen leeg, en blijft het onderdeel Formulieren in het dashboard leeg. De rest van de koppeling werkt gewoon.

Beschikbaarheid

Calendly bewaart geen historie van beschikbaarheid. APIboard haalt het schema van elke medewerker op zoals het nu is, en een gewijzigd schema overschrijft het oude. De bezettingsgraad van een oudere periode rekent dus met de huidige planning. Alleen het standaardschema van een medewerker telt; een afspraaktype met een eigen schema valt daarbuiten. Uitzonderingen voor een datum, zoals een vrije dag, staan er alleen voor de toekomst in.

Wat we niet ophalen

APIboard haalt de contacten uit Calendly niet apart op (ze staan al bij de deelnemers), en ook niet de gespreksnotities en samenvattingen van Notetaker, de activiteitenlog en de groepen van Enterprise, uitgaande communicatie, uitnodigingen en webhooks. Van extra gasten bij een afspraak komt alleen het aantal mee. Eenmalige afspraaktypes staan niet in de lijst met afspraaktypes van Calendly; APIboard zoekt ze apart op, zodat je afspraken hun type houden.

Studio-dashboards

Bij Calendly hoort het dashboard Afspraken, met zes pagina’s: Overzicht (afspraken, nieuwe boekingen, annuleringspercentage en no-showpercentage), Boekingen (per week, per bron, per locatiesoort en per medewerker), Annuleringen (per annuleerder en met de opgegeven redenen), Medewerkers (bezettingsgraad, geboekte en beschikbare uren), Komende afspraken en Formulieren (inzendingen en conversie van je routing forms).

Boekingen, annuleringen en no-shows tellen per deelnemer, zodat een groepsafspraak met meer deelnemers ook meerdere keren telt. Een afspraak die alleen is verplaatst, telt niet als nieuwe boeking en niet als annulering.

Hoe vaak vernieuwd

APIboard haalt de gegevens op per organisatie, op de momenten die bij je pakket horen: Basis 1x per week, Team 1x per dag, Pro 3x per dag. Zie Hoe vaak worden gegevens vernieuwd?.

De eerste vulling begint bij het begin van de periode die bij je pakket hoort: Proefperiode en Basis dit kalenderjaar, Team ook vorig jaar, Pro ook twee jaar terug. Alle afspraken in de toekomst komen altijd mee. Afspraaktypes, medewerkers, beschikbaarheid en routing forms worden altijd volledig opgehaald. Wat al is opgehaald, verwijdert APIboard niet als je pakket kleiner wordt.

Goed om te weten

Je rol wordt elke ronde gecontroleerd. Is het gekoppelde account geen Owner of Admin meer, dan stopt de koppeling met een melding. Zo krimpt je data niet ongemerkt tot de eigen afspraken.
Limiet van Calendly. Calendly telt aanroepen per minuut en per gebruiker. APIboard gebruikt maximaal de helft van je limiet en gaat bij een volle limiet in een volgende ronde verder. Je hoeft niets te doen.
De eerste vulling kan meerdere rondes duren. Bij veel afspraken staan niet alle deelnemers na de eerste ronde klaar. De pil Bezig met ophalen… blijft staan tot alles binnen is.
No-shows komen uit de markering die je team in Calendly zet. Een no-show die niemand markeert, staat er niet in, en een markering ruim na de afspraak kan later bijkomen.
Wijzigingen en verwijderingen. Een afspraak die je in Calendly wijzigt of annuleert, wordt bijgewerkt. Een afspraak, afspraaktype of medewerker die niet meer in Calendly staat, blijft in de tabel staan met een datum bij verwijderd en telt niet mee in de dashboards. Medewerkers die de organisatie verlieten, houden hun naam bij de oude afspraken.
Namen, e-mailadressen, annuleringsredenen en antwoorden zijn vrije tekst van je klanten. AI-assistenten behandelen ze als gegevens, niet als instructies.
Opnieuw verbinden vervangt alleen je toegang tot Calendly. De koppeling, alle opgehaalde gegevens en de syncstand blijven staan en de status gaat terug naar Actief. Je vindt Opnieuw verbinden in het zijpaneel dat opent als je op de kaart van de koppeling klikt. Verbind je opnieuw met een andere Calendly-organisatie, dan weigert APIboard dat.
Een koppeling verwijderen wist ook alle opgehaalde gegevens. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Problemen oplossen

Dit Calendly-account is geen Owner of Admin van de organisatie. Koppel met een account met die rol, dan zie je de afspraken van het hele team. Vraag een Owner van Calendly je Admin te maken, of laat die zelf koppelen.
Deze organisatie is al gekoppeld. Deze Calendly-organisatie staat al in je APIboard-organisatie. Zoek de bestaande koppeling op Koppelen > Koppelingen, of gebruik daar Opnieuw verbinden om de toegang te vernieuwen.
De Calendly-toegang kon niet veilig worden opgeslagen. Probeer het opnieuw. Lukt het niet, neem dan contact op met support.
Opnieuw koppelen nodig. Calendly weigert de toegang, bijvoorbeeld omdat je de toestemming in Calendly hebt ingetrokken. Gebruik Opnieuw verbinden en klik op Toestaan.
Calendly is tijdelijk niet bereikbaar. Het probleem zit bij Calendly. APIboard probeert het in een volgende ronde opnieuw.
Calendly-limiet bereikt. APIboard houdt zich aan de limiet en gaat in een volgende ronde verder. Een grote organisatie kan daardoor een paar rondes nodig hebben voor de eerste volledige vulling.
Viewers kunnen geen koppelingen beheren. Je hebt de rol Viewer. Vraag een Admin van je organisatie om je de rol Member te geven, of om de koppeling te maken.
Je hebt je koppelingen-limiet bereikt voor je pakket. Kies Bekijk abonnementen om te upgraden, of koop een extra koppeling.
Een tabel is leeg. Bij Routingformulieren en Formulierinzendingen: je Calendly-abonnement heeft geen routing forms (vanaf Teams). Bij Antwoorden: je afspraaktypes hebben geen boekingsvragen. Bij andere tabellen: de organisatie heeft er nog niets in staan.

Meer meldingen staan bij Veelvoorkomende koppelfouten.