Informer koppelen | Helpcentrum

Wat je nodig hebt

De rol Admin of Member in je organisatie. Viewers hebben geen toegang tot Koppelen. Zie Wie mag koppelen?.
Tweestapsverificatie (2FA) op je APIboard-account.
Een vrije plek in je pakket: Proefperiode en Basis 3 koppelingen, Team 7, Pro 10 (plus eventueel een gekochte extra koppeling).
Toegang tot de instellingen van je Informer-administratie, want daar maak je de API-sleutel aan.
Een Informer-administratie buiten de proefperiode. De Informer-API werkt niet in de proefperiode van Informer zelf. Zit je administratie nog in die proefperiode, dan accepteert Informer de sleutel niet en kan APIboard niet koppelen. Koppel zodra je een betaald Informer-abonnement hebt.

Verbinden

Log in op Informer en open Instellingen, API.
Maak een API-sleutel aan als je er nog geen hebt. Naast de sleutel staat een beveiligingscode.
Ga in APIboard naar Koppelen > Koppelingen.
Zoek Informer bij Beschikbare koppelingen (of typ de naam in het zoekveld) en klik op de kaart.
Vul de API-sleutel en de Beveiligingscode in en bevestig. Je kunt een Naam voor deze koppeling invullen.
APIboard haalt direct de eerste gegevens op. Op Koppelen > Koppelingen staat de pil Bezig met ophalen… tot de eerste volledige ronde klaar is; daarna staat er Actief.

APIboard vraagt alleen leesrechten en schrijft nooit iets terug naar Informer. De sleutel en de beveiligingscode bewaren we in een afgesloten kluis.

Eén sleutel per administratie

Een API-sleutel van Informer hoort bij precies één administratie. Heb je meerdere administraties in Informer, dan maak je in elke administratie een eigen sleutel aan en koppel je ze één voor één. Open daarvoor de kaart van de koppeling en klik op + Account toevoegen. Elke administratie telt mee als account in je pakket.

Opnieuw koppelen met een nieuwe sleutel

Trek je de sleutel in Informer in, of maak je een nieuwe aan, dan gaat de koppeling op Fout bij de koppeling staan. Gebruik Opnieuw verbinden in het zijpaneel dat opent als je op de kaart van de koppeling klikt, en vul de nieuwe API-sleutel en beveiligingscode in. De koppeling, alle opgehaalde gegevens en de syncstand blijven staan. APIboard controleert eerst dat de nieuwe sleutel bij dezelfde administratie hoort (KvK-nummer en bedrijfsnaam). Hoort hij bij een andere administratie, dan weigert APIboard dat met de melding “Deze sleutel hoort bij een andere Informer-administratie.”; dan is het een nieuwe koppeling.

Welke gegevens je krijgt

Onderwerp	Tabellen
Verkoop	Verkoopfacturen (inclusief het verkoopboek), Regels van verkoopfacturen, Offertes, Regels van offertes, Verkooporders, Regels van verkooporders, Abonnementen, Regels van abonnementen
Inkoop	Inkoopfacturen, Regels van inkoopfacturen, Bonnen
Boekhouding	Grootboekrekeningen, Dagboeken, Kostenplaatsen, Btw-codes, Memoriaalboekingen, Regels van memoriaalboekingen, Grootboeksaldi per maand, Beginbalansen
Relaties en producten	Relaties, Contactpersonen, Producten
Beheer	Administratie

Je vraagt de gegevens op via de API en ziet ze in de Datawerkbank. Bij abonnementen rekent APIboard het bedrag om naar een bedrag per maand, zodat je terugkerende omzet kunt optellen, ook bij abonnementen die per kwartaal of jaar worden gefactureerd. De grootboeksaldi zijn de mutatie per maand (debet positief), de beginbalans is de stand op 1 januari.

Wat we niet ophalen

PDF’s, bijlagen en sjablonen, valuta’s en eenheden, ritten en voertuigen haalt APIboard niet op. APIboard leest alleen en schrijft nooit iets terug naar Informer.

Hoe vaak vernieuwd

APIboard haalt de gegevens op per administratie, op de momenten die bij je pakket horen: Basis 1x per week, Team 1x per dag, Pro 3x per dag. Zie Hoe vaak worden gegevens vernieuwd?.

De eerste vulling van gegevens met een datum (zoals facturen, boekingen en grootboeksaldi) begint op 1 januari van het jaar dat bij je pakket hoort: Proefperiode en Basis dit kalenderjaar, Team ook vorig jaar, Pro ook twee jaar terug. Stamgegevens (zoals relaties, producten en rekeningen) worden altijd volledig opgehaald. Wat al is opgehaald, verwijdert APIboard niet als je pakket kleiner wordt.

Beperkingen van de bron

Geen openstaand bedrag bij verkoopfacturen. Informer geeft per verkoopfactuur alleen of hij open is. APIboard gebruikt voor een open factuur het totaalbedrag incl. btw als openstaand bedrag.
Geen betaaldatum bij verkoopfacturen. Hoe lang klanten over een betaling doen, is daarom niet uit Informer te halen.
Deelbetalingen zijn niet zichtbaar. Is een verkoopfactuur voor een deel betaald, dan blijft hij met het volledige bedrag openstaan tot hij volledig is betaald. Bij inkoopfacturen geeft Informer het betaalde bedrag wel, dus daar zie je het openstaande deel.
Een verkoopfactuur is open, vervallen, betaald of concept. De status betaald krijgt een factuur pas nadat APIboard de volledige lijst met openstaande facturen heeft opgehaald; tot dan staat hij op onbekend.

Dashboards

Bij Informer horen drie boekhouddashboards in Studio: Winst en verlies, Balans en Debiteuren en crediteuren. Ze bouwen op de grootboeksaldi, de beginbalansen en de open posten. Zie Studio-dashboards bekijken en exporteren.

Goed om te weten

Per administratie loopt er één synchronisatie tegelijk. Informer beperkt het aantal aanroepen; APIboard pauzeert vanzelf als de limiet dichtbij komt en gaat daarna door.
Records die uit Informer verdwijnen, markeert APIboard als verwijderd.
Een koppeling of account verwijderen wist ook alle opgehaalde gegevens. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Problemen oplossen

Informer accepteert deze API-sleutel of beveiligingscode niet. Controleer beide en probeer het opnieuw. Kopieer de sleutel en de beveiligingscode opnieuw uit Instellingen, API in Informer, zonder spaties ervoor of erachter. Hoort de sleutel bij een andere administratie, of zit je nog in de proefperiode van Informer, dan werkt hij ook niet.
Deze sleutel hoort bij een andere Informer-administratie. Je probeerde opnieuw te verbinden met een sleutel van een andere administratie. Gebruik de sleutel van dezelfde administratie, of maak er een nieuwe koppeling van.
Fout bij de koppeling. De sleutel is ingetrokken of vervangen. Gebruik Opnieuw verbinden met de nieuwe sleutel.
Viewers kunnen geen koppelingen beheren. Vraag een Admin om je de rol Member te geven, of om de koppeling te maken.

Meer meldingen staan bij Veelvoorkomende koppelfouten.