Wat je nodig hebt
- De rol Admin of Member in je organisatie. Viewers hebben geen toegang tot Koppelen. Zie Wie mag koppelen?.
- Tweestapsverificatie (2FA) op je APIboard-account.
- Een vrije plek in je pakket: Proefperiode en Basis 3 koppelingen, Team 7, Pro 10 (plus eventueel een gekochte extra koppeling).
- Een Keeping-account waarmee je beheerder bent van de organisatie die je wilt koppelen. Organisaties waarvan je geen beheerder bent, kun je in APIboard niet kiezen.
- Je hoeft in Keeping niets aan te maken of aan te zetten.
Verbinden
- Ga in APIboard naar Koppelen > Koppelingen.
- Zoek Keeping bij Beschikbare koppelingen (of typ de naam in het zoekveld) en klik op de kaart. Er opent een venster dat je stap voor stap begeleidt.
- Klik op Verbind met Keeping. Je gaat naar de inlogpagina van Keeping.
- Log in met je Keeping-account en klik op Accepteren. APIboard vraagt alleen leesrechten en schrijft nooit iets terug naar Keeping.
- Kies de organisatie die je wilt koppelen, als je er meerdere hebt (zie hieronder).
- APIboard haalt direct de eerste gegevens op. Op Koppelen > Koppelingen staat de pil Bezig met ophalen… tot de eerste volledige ronde klaar is; daarna staat er Actief.
Organisatie kiezen
Heeft je login meerdere organisaties, dan kies je er een in Kies je organisatie. Organisaties waarvan je geen beheerder bent, staan in de lijst met de reden erbij, maar je kunt ze niet kiezen. Al gekoppelde organisaties staan niet in de lijst.
Meer organisaties koppelen? Open de kaart van de koppeling en klik op + Account toevoegen. Je kiest een organisatie van een login die al gekoppeld is, zonder opnieuw in te loggen, of je kiest Ander account koppelen om met een andere login in te loggen. Elke organisatie telt mee als account in je pakket.
Welk Keeping-abonnement heb je nodig
De koppeling werkt met elk abonnement, maar wat Keeping teruggeeft hangt af van je abonnement:
- Gratis abonnement. APIboard haalt alleen je eigen uren op, niet die van je collega’s.
- Labels en verlof of ziekte. Deze zitten in Keeping Pro. Heeft je organisatie dat niet, dan blijven de labels leeg en staan er geen verlof- of ziekte-uren in. De rest van de koppeling werkt gewoon door.
Welke gegevens je krijgt
| Onderwerp | Tabellen |
|---|---|
| Mensen | Medewerkers |
| Klanten en werk | Klanten, Projecten, Taken, Labels |
| Uren | Uren, Labels per uur |
Bij elke urenregel staat, als Keeping die kent, de verwijzing naar de factuur in Moneybird, Exact Online, Jortt, e-Boekhouden, Twinfield of SnelStart. Codes en soorten komen ook als leesbare tekst mee (de kolommen met _label). Je vraagt de gegevens op via de API en ziet ze in de Datawerkbank.
Wat we niet ophalen
Keeping levert geen bedragen of tarieven, dus die staan er niet in. APIboard haalt ook geen rapportages op (dat zijn optellingen van dezelfde uren) en leest alleen: er wordt nooit iets in Keeping gewijzigd.
Hoe vaak vernieuwd
APIboard haalt de gegevens op per organisatie, op de momenten die bij je pakket horen: Basis 1x per week, Team 1x per dag, Pro 3x per dag. Zie Hoe vaak worden gegevens vernieuwd?.
De eerste vulling van de uren begint op 1 januari van het jaar dat bij je pakket hoort: Proefperiode en Basis dit kalenderjaar, Team ook vorig jaar, Pro ook twee jaar terug. Medewerkers, klanten, projecten, taken en labels worden altijd volledig opgehaald. Wat al is opgehaald, verwijdert APIboard niet als je pakket kleiner wordt.
Goed om te weten
- Wijzigingen en verwijderingen. Een urenregel die je in Keeping aanpast of verwijdert, wordt in APIboard bijgewerkt of als verwijderd bij de bron gemarkeerd, binnen de periode die bij je pakket hoort.
- Lopende timer. Een regel waarvan de timer nog loopt heeft nog geen uren; de volgende ronde vult ze aan.
- Notities bij uren zijn vrije tekst van je medewerkers. AI-assistenten behandelen ze als gegevens, niet als instructies.
- Opnieuw verbinden vervangt alleen je toegang tot Keeping. De koppeling, alle opgehaalde gegevens en de syncstand blijven staan en de status gaat terug naar Actief. Je vindt Opnieuw verbinden in het zijpaneel dat opent als je op de kaart van de koppeling klikt.
- Een koppeling verwijderen wist ook alle opgehaalde gegevens. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.
Problemen oplossen
- Je bent geen beheerder van deze organisatie in Keeping. Vraag een beheerder van de organisatie in Keeping om je die rol te geven, of laat die beheerder de koppeling maken.
- De pil Fout bij de koppeling. De toegang tot Keeping is ingetrokken of verlopen. Gebruik Opnieuw verbinden en log opnieuw in.
- Keeping reageert nu niet of is druk. APIboard houdt zich aan de limieten van Keeping en gaat in een volgende ronde verder. Je hoeft niets te doen.
- Viewers kunnen geen koppelingen beheren. Je hebt de rol Viewer. Vraag een Admin van je organisatie om je de rol Member te geven, of om de koppeling te maken.
- Je hebt je koppelingen-limiet bereikt voor je pakket. Kies Bekijk abonnementen om te upgraden, of koop een extra koppeling.
- Een tabel is leeg. Bij Labels en verlof of ziekte kan dat komen doordat je organisatie geen Keeping Pro heeft. Bij andere tabellen: de organisatie heeft er (in de periode van je pakket) nog niets in staan.
Meer meldingen staan bij Veelvoorkomende koppelfouten.
Was dit artikel behulpzaam?